Molti Enti del Terzo Settore non sono pienamente consapevoli di alcune regole fondamentali che regolano la loro attività e assicurano il rispetto delle normative vigenti. Tra queste, una delle più importanti riguarda il registro dei volontari: uno strumento necessario per l’Ente. L’articolo 3 del Decreto del 6 ottobre 2021 fornisce indicazioni precise su come questo registro debba essere redatto e validato, affinché risulti conforme ai requisiti previsti dalla legge.
Cosa dice l’Articolo 3 del Decreto 6 ottobre 2021, Ministero dello Sviluppo Economico?
L’articolo 3 prevede che:
“Al fine di garantirne l’operatività, il registro, prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato, che dichiara nell’ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono.”
Questa disposizione impone che, prima di poter utilizzare un registro, esso deve essere:
- Numerato progressivamente: ogni pagina del registro deve avere un numero progressivo che ne garantisca la corretta sequenzialità.
- Bollato in ogni foglio: ogni foglio del registro deve essere bollato da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato.
- Certificato nell’ultima pagina: il notaio o il pubblico ufficiale deve dichiarare nell’ultima pagina il numero complessivo dei fogli che compongono il registro.
Perché questa regola è importante?
L’obiettivo di questa normativa è garantire la massima trasparenza e la corretta gestione del volontariato nell’Ente. Un registro numerato e bollato impedisce:
- Manomissioni o modifiche non autorizzate dei dati relativi ai volontari.
- Perdite di documenti che potrebbero compromettere la tracciabilità dei volontari e delle attività da loro svolte.
- Problemi legali o amministrativi in caso di controlli da parte degli organi competenti, soprattutto per quanto riguarda l’assicurazione obbligatoria dei volontari.
Conseguenze di una mancata conformità
Un registro dei volontari non bollato o privo di numerazione progressiva potrebbe essere ritenuto irregolare durante un’ispezione, con possibili conseguenze per l’Ente, quali per esempio:
- Sanzioni amministrative dovute alla mancata tenuta del registro obbligatorio.
- Complicazioni amministrative o perdita di accesso a specifiche agevolazioni, soprattutto in caso di mancata dimostrazione della presenza di volontari.
- Problemi legali in caso di contenziosi, soprattutto se non è possibile dimostrare l’effettiva presenza e il ruolo dei volontari nell’Ente.
Chi può occuparsi della bollatura del registro?
La bollatura del registro deve essere effettuata da:
- Un notaio: professionista abilitato alla certificazione di documenti ufficiali.
- Un pubblico ufficiale abilitato: figure autorizzate, come ad esempio funzionari della Camera di Commercio o dell’Agenzia delle Entrate.
Registro digitale dei volontari
Oltre al registro cartaceo, la normativa consente agli Enti di adottare un registro digitale dei volontari. In questo caso, la conformità può essere garantita attraverso l’apposizione della firma digitale e l’uso della marca temporale, che ne attestano l’autenticità e la corretta tenuta. Il registro digitale offre il vantaggio di una gestione più pratica e sicura dei dati, agevolando l’aggiornamento e la conservazione delle informazioni sui volontari.
Conclusione:
Gestire un Ente del Terzo Settore comporta responsabilità importanti, e seguire le regole previste dalla normativa è essenziale per garantire trasparenza e credibilità. L’articolo 3 del Decreto 6 ottobre 2021 non è solo una formalità, ma un requisito indispensabile per operare in modo corretto e sicuro.
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Fonte: Gazzetta Ufficiale
